Отвечать на письмо-рекламацию нужно по возможности незамедлительно и, как и на саму рекламация, в тактичном тоне. В ответ на обоснованную претензию в письме необходимо выразить сожаление, а также сообщить, каким образом (сроки, способы) претензия будет удовлетворена. Если она будет частично или полностью отклонена, то необходимо указание причин отказа с обоснованием и соответствующими ссылками на документы. В заключение выражают уверенность, что вами в будущем будет сделано всë возможное, чтобы ситуация не повторилась.
Блок письма-ответа на рекламацию (если претензия удовлетворяется)
Addressee Date
We thank you for your letter enclosing your Claim No. … of … .
We admit your Claim in full.
To settle the matter ………………………………..
Empfänger Datum
Wir bestätigen hiermit den Erhalt Ihrer Reklamation Nr…. vom …
Ihre Reklamation wird von uns völlig anerkannt. Zum Ausgleich Ihrer Reklamation …………………………….
Блок письма-ответа на рекламацию (если претензия отклоняется)
Addressee Date
We thank you for your letter enclosing your Claim No…. of… . The documents received from you regarding your claim show that
In view of this we cannot satisfy your claim.
Empfänger Datum
Wir bestätigen hiermit den Erhalt Ihres Schreibens nebst beigelegter Reklamation Nr. … vom … .
Aus den bei uns eingegangenen Dokumenten betreffs Ihrer Mangelrüge geht hervor, dass …………..
In diesem Zusammenhang können wir Ihrer Reklamation nicht zustimmen.