Отвечать на письмо-рекламацию нужно по возможности незамедлительно и, как и на саму рекламация, в тактичном тоне.

В ответ на обоснованную претензию в письме необходимо выразить сожаление, а также сообщить, каким образом (сроки, способы) претензия будет удовлетворена.