Письма-извещения имеют целью сообщить адресату определенную информацию. Это могут быть письма в период исполнения контракта (извещение об отправке товара, документации, об открытии аккредитива, о получении товара, о денежном переводе, получении платежа и т. п.); письма-циркуляры; рекламные письма.
ПРИМЕРЫ ПИСЕМ
Письма-извещения, связанные с исполнением контракта
Извещение о готовности товара к отгрузке
Извещение об отправке товара (авизо)
Извещение об отправке заказанных изделий
Сообщение об отправке оборудования
Извещение о поставке
Извещение об изменении ставок страхования
Сообщение о возмещении страховой суммы
Сопроводительные письма
При отправке каких-либо документов или материальных ценностей направляется сопроводительное письмо.
Блок сопроводительного письма
Сопроводительное письмо от страховой компании
Сопроводительное письмо адвокатской фирмы
Письма-подтверждения
При получении товара, денег или документации, а такжe писем или телексов направляется письмо-подтверждение. При получении товара письмо-подтверждение обычно посылается после того как получатель проверил правильность поставки (количество и качество поставленного товара), хотя это и нe является строго обязательным.
Письма-подтверждения высылаются также для подтверждения даты какого-либо мероприятия, соглашения, достигнутого устным путем, по телефону, а также посланного телексом. Письма-подтверждения помогают избежать возможного недоразумении или ошибки в результате недопонимания.
Блок письма-подтверждения
Подтверждение получения товара
Подтверждение получения платежа
Подтверждение оформления страхового полиса
Подтверждение телексного сообщения
Циркулярные письма
Циркулярное письмо — это разновидность письма-извещения, целью которого является сообщение информации одного и того же содержания в несколько адресов. Это может быть изменение адреса, выпуск новых товаров или новой модели, открытие филиала фирмы и т. п. Такое письмо должно быть кратким, ясным и точным в изложении. Если письмо будет длинным, его вряд ли будут читать.
Циркуляр с сообщением об открытии филиала
Циркуляр с сообщением о расширении ассортимента
Циркуляр с предложением на услуги
Рекламные письма
Что представляют собой рекламные письма?
Письмо, рекламирующее косметические товары
Реклама печатного издания