Официальные письма пишут на специальных бланках. Они должны содержать определённые реквизиты и располагаться в определенном порядке. Конечно, могут быть и отступления, но лучше соблюдать порядок, установленный в деловом мире и избегать недопонимания и неточностей и со стороны получателя, и со стороны отправителя.
Обязательными реквизитами письма должны быть:
Эти реквизиты должны располагаться на письме в следующем порядке:
Шапка письма
Дата и индекс письма
Адресат (внутренний адрес)
Обращение, заголовок и текст письма
Заключительная формула вежливости и подпись делового письма
Указания о наличии приложения и копий
Шапка письма
В шапке письма указывается название фирмы, ее эмблема, почтовый адрес, номера телефонов, номера факса и телекса. Часто включают вид деятельности данной организации или фирмы, фамилии руководителей. Сведения, указанные в шапке, чрезвычайно важны, потому что кроме информации (так называемого «обратного адреса») они способствуют созданию определенного имиджа адресанта.
Шапка письма, которая напечатана обычно на типографском бланке, находится в центре листа. Но в английском и немецком письме зачастую вся информация занимает либо левый верхний угол, либо разделена на 2 части: название фирмы и почтовый адрес фирмы указываются слева в верхнем углу, а телеграфный адрес, номера телефонов, номера факса и телекса — справа в верхнем углу, или наоборот.
Такое же расположение рекомендуется при оформлении письма, если по какой-то причине оно напечатано не типографским способом.